Il fenomeno che caratterizza la nostra società è l’impiego quasi totale del digitale; ciò grazie alla facilità di generare contenuti digitali e all’altrettanta facilità ed elevata capacità di trasmissione/comunicazione/ricezione di contenuti in formato digitale.

Oggi, dunque, una parte sempre più consistente della documentazione e delle evidenze di business[i] nasce in digitale, circola per via informatica ed è gestita esclusivamente in formato elettronico per tutto il suo ciclo di vita: vedansi le E-mail, i documenti informatici[ii] propriamente detti e le transazioni che sono scambiate, più o meno automaticamente, tra le organizzazioni ed i loro sistemi gestionali per attivare e gestire i più svariati processi di business ed amministrativi.

I processi stessi possono essere controllati e migliorati grazie alle informazioni digitali che vengono generate in seno all’organizzazione.

In questo scenario le organizzazioni hanno non solo l’esigenza di attrezzarsi con opportuni strumenti tecnologici, processi e procedure per produrre, trasmettere, ricevere e gestire contenuti digitali, ma devono anche operare per garantirne l’archiviazione, la conservazione e la futura fruizione, in particolare di quei contenuti che hanno una qualche rilevanza sotto il profilo amministrativo, giuridico, storico, pratico, informativo, della conoscenza e del know-how dell’organizzazione e così via.

Non è, quindi, eludibile l’esigenza di dover fare i conti/affidamento sulle Memorie Digitali, ossia su “Sistemi” per conservare nel tempo i contenuti digitali offrendo certezze circa il mantenimento nel tempo delle caratteristiche di autenticità, integrità, immodificabilità, accessibilità, fruibilità e riproducibilità dei contenuti digitali.

Il sistema di conservazione digitale deve anche presentare funzionalità per eseguire le operazioni di selezione e scarto archivistico, ossia per individuare ed eliminare quei “record” per i quali viene meno l’interesse amministrativo, giuridico, pratico o storico.

Mentre abbiamo raggiunto una sufficiente abilità nella produzione e comunicazione dei “documenti” digitali, sussistono ancora perplessità per la loro archiviazione e conservazione.

Le principali riflessioni vertono sui formati elettronici da adottare, sull’impiego di funzioni che consentono l’auto-modifica dei documenti, sulle misure di sicurezza (informatica), sui sistemi di autenticazione, ….

Per quanto concerne i formati e la loro dinamicità (forse il problema che mette più in difficoltà) nessuno è in grado di prevedere cosa potrà accadere un domani, anche abbastanza prossimo.

Si è (sarà), quindi, soggetti a processi di trasferimento/riversamento dei documenti.

Queste attività sono impensabili se concepite con l’idea di verificare la conformità di ogni singola azione di trasferimento/riversamento; si deve, pertanto, seguire la strada della conformità dei processi che governano tali azioni da effettuarsi secondo procedure certificate, stabili e documentate.

Anche la normativa, sin dagli anni novanta, ha seguito lo svilupparsi della dematerializzazione della documentazione amministrativa, e le relative esigenze di tutela degli archivi, con una progressiva evoluzione che non ha pari in altri settori: dal Testo unico della documentazione amministrativa (DPR 445) al il Codice dei beni culturali e del paesaggio (Decreto Legislativo 42/2004) fino al Codice dell’amministrazione digitale (Decreto Legislativo 82/2005 ).

I due sistemi normativi (documentazione amministrativa e beni culturali) incidono sulla stessa realtà (gli archivi delle pubbliche amministrazioni) con visioni e sistematiche differenti, per alcuni aspetti anche conflittuali.

Per comporle è stata istituita dal CNIPA una Commissione interministeriale, dalla quale sono scaturiti alcuni tavoli tecnici, due dei quali si sono occupati rispettivamente dei profili giuridico-amministativi e archivistici e dei profili tecnologici impegnati dalla riflessione. Il primo dei due tavoli ha compiuto il proprio lavoro elaborando alcuni importanti indirizzi.

Anche se la conservazione nel lungo periodo merita, oggi, una particolare attenzione non sono da trascurare le più moderne tecnologie disponibili per trarre il massimo vantaggio dalla gestione dell’enorme disponibilità di informazioni in formato digitale, strutturate o meno che siano.

Infine, ma non meno importante, è riuscire a far tesoro dell’intensa esperienza fin qui maturata per individuare concrete e realistiche opportunità di dematerializzazione nella PA.