La Conservazione Sostitutiva e la Fatturazione Elettronica, peraltro strettamente legate, rappresentano due elementi molto importanti dell’intero processo di digitalizzazione/dematerializzazione.

Un recentissimo Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano ha stimato i vantaggi ottenibili adottando progetti di integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine (ordine, consegna, fatturazione, pagamento/incasso): la completa digitalizzazione, e conseguente integrazione, del processo può portare vantaggi alle parti coinvolte che vanno da poco più del 65% circa fino ad oltre l’80% in funzione del settore preso in esame.

Queste stime tengono conto sia della riduzione dei costi conseguenti all’aumento di produttività sia dal miglioramento dell’accuratezza dei processi, trascurando in questa fase, anche se in molti casi ritenuti rilevanti, i benefici derivanti dalla riduzione del tempo complessivo di esecuzione dei processi.

Ulteriori vantaggi per le imprese possono derivare dall’ottimizzazione della gestione del  proprio cash flow, sfruttando le potenzialità di integrazione tra il ciclo commerciale/logistico/amministrativo  e quello finanziario (financial value chain), attraverso i servizi del CBI - Corporate Banking Interbancario. Tra questi servizi sono la veicolazione delle fatture elettroniche, e dei relativi riferimenti aziendali, all’interno delle disposizioni di incasso/pagamento ai fini della riconciliazione contabile automatica (ad oggi sono collegati al CBI oltre 600.000 imprese utenti attraverso le circa 690 banche associate ed i numeri  sono in aumento) .

Il quadro normativo relativo all’emissione e/o conservazione digitale dei documenti contabili e fiscali (la parte preponderante dei documenti da digitalizzare) è, oggi, se non proprio completo tale da consentire una operatività senza rischi reali, o presunti/temuti, derivanti da erronea interpretazione, o scarsa chiarezza, delle norme.

Dopo l’emissione del noto Decreto del Ministro dell’economia e finanze del 23 gennaio 2004 - che ha posto le basi per la creazione e gestione digitale dei documenti rilevanti ai fini tributari - e del Decreto Legislativo n° 52 del 2004 - che ha introdotto la fatturazione elettronica nel nostro ordinamento - l’Agenzia delle entrate ha diffuso importanti chiarimenti attraverso le due circolari 45/E del 2005 e 36/E del 2006: la prima sulla fatturazione elettronica e la seconda sulla conservazione sostitutiva della documentazione rilevante ai fini tributari.

La seconda, in particolare, ha definitivamente chiarito alcuni passaggi fondamentali della normativa che stavano creando non poche difficoltà interpretative.

Ciò ha eliminato uno dei principali ostacoli all’adozione di processi di dematerializzazione in seno alle aziende che, se da un lato avevano perplessità sulle tecnologie da adottare, sui costi relativi e sull’impatto dell’inevitabile revisione dei processi aziendali interessati dall’altro avevano difficoltà a valutare i vantaggi derivanti dalla loro adozione, riversavano sulla complessità del quadro normativo - con le sue zone d’ombra ed incongruenze – la responsabilità del loro immobilismo in materia.

È, dunque, il momento di fare un punto “conclusivo” della normativa coinvolta nei processi di Conservazione Conservative e di Fatturazione Elettronica per fugare ogni eventuale dubbio residuo ed evidenziare quanto ancora (non essenziale ai fini operativi) resta da fare.
Dopo aver ascoltato testimonianze qualificate, sarà questo il compito  di un gruppo di riconosciuti esperti di tutte le discipline coinvolte.

Quanto sopra vuoi a favore di chi in azienda deve prendere decisioni in merito e di quei fornitori che stanno iniziando ad investire in questo mercato.