La sessione ha l’obiettivo di proporre i più avanzati scenari e soluzioni della Gestione Contenuti.

Sono, infatti, presenti attori di rilievo e un Keynote Speaker a cura di FileNet.

Si tratterà di Portali, Business Process Management, Ricerca ed indirizzamento Contenuti, data Federation, Records Management, Workflow Management, Gestione Avanzata delle E-mail, Web Content management ecc..

Non saranno trascurate le modalità di fruizione che facilitano la dematerializzazione e lo sviluppo nel Paese della Gestione di Contenuti Digitali: ragione per cui si approfondiscono i vantaggi della modalità di gestione, sviluppo e fruizione in Outsourcing.

INTRODUZIONE A CURA DEL MODERATORE: DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT: GLI STRUMENTI PER L’IMPRESA DIGITALE  
Prof. Stefano Pigliapoco
Università di Macerata

IL PROGETTO DEL POLO ARCHIVISTICO REGIONALE DELL'EMILIA-ROMAGNA         
Dott. Gaudenzio Garavini
Direttore Generale Organizzazione, Sistemi Informativi e Telematica della Regione Emilia-Romagna

Il “polo archivistico regionale” – così come concepito all’interno del gruppo di lavoro dedicato alla sua progettazione – è una struttura specializzata e deputata alla conservazione nel tempo dei documenti amministrativi informatici degli enti produttori che risiedono nel territorio della Regione Emilia Romagna. Il polo si configura come un archivio informatico “di concentrazione” in grado di gestire e conservare i singoli sistemi documentari (anche cartacei) presi in carico, garantendone l’integrità e l’autenticità, la necessaria fruibilità, e di offrire al territorio servizi archivistici specializzati. Il progetto prevede l’analisi e la valutazione delle specifiche tecnologiche, organizzative e legislative che consentano la conservazione a lungo termine delle memorie digitali e la lo conservazione nel tempo, sia in formato elettronico che cartaceo e l’identificazione dei servizi che il polo dovrà offrire agli Enti aderenti, secondo il modello logico e concettuale definito.

FORMATI DOCUMENTALI E FIRME DIGITALI CON VALIDITÀ A LUNGO TERMINE      
Ing. Andrea Valle
Direttore tecnico SEMEA Adobe Systems

IL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA COLLABORATIVO ED INTEGRATO
Dott. Maurizio Masotti
Amministratore Unico, Quattroemme

La posta elettronica scandisce la giornata lavorativa poiché ha sostituito quasi del tutto alcuni mezzi di comunicazione (fax, posta ordinaria), al punto che il traffico delle e-mail è aumentato in maniera esponenziale. Questo comporta:
- lato utente, problemi di gestione dell’enorme flusso di dati e informazioni, oltre a problemi di archiviazione della posta stessa e dei documenti allegati;
- lato azienda, sia la necessità di gestire i problemi tecnologici connessi alla gestione dei server, dei volumi e della sicurezza, sia l’esigenza di ufficializzare la posta elettronica tramite la firma digitale, integrandola in un sistema di protocollazione e di gestione documentale.
La posta elettronica va considerata come una delle componenti strategiche del sistema informativo dell'azienda e va inserita nel contesto più ampio di riferimento aziendale (Corporate Portal) dove si deve integrare con la gestione dei processi, degli adempimenti, dei documenti in genere, facilitando la comunicazione e la collaborazione tra i vari soggetti e funzioni aziendali.

VISITA AI DEMO POINT E INCONTRO CON GLI OPERATORI         

DIGITALIZZAZIONE DEL FASCICOLO PROCESSUALE: AUTOMAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI GUIDATI DAI CONTENUTI           
Relatore invitato da FileNet

CASO 3 - RECUPERO DELLA DOCUMENTAZIONE DI UN ENTE DI PREVIDENZA, CON SOLUZIONE DELLE PROBLEMATICHE RELATIVE AL WORK-FLOW DOCUMENTALE AI FINI DEL BPR

Il valore aggiunto della gestione elettronica dei documenti amministrativi (ciclo passivo) integrata ad un E.R.P.
Dott. Alfredo Martino
Responsabile Sistemi Informativi Leuci e Partner HB I.T.

Caratteristica comune dell’elaborazione manuale delle fatture fornitori sono i “lunghi tempi di gestione”; le operazioni necessarie per pagare un fornitore includono la preparazione, l’inserimento dei dati, la codifica, l’autorizzazione, il pagamento e l’archiviazione delle fatture. Spesso questo processo può richiedere diverse settimane determinando tempi particolarmente lunghi per l’archiviazione e il recupero di una fattura specifica. Altro fattore sono i “costi elevati”: dal momento in cui vengono ricevute, le fatture implicano dei costi aggiuntivi. Al costo totale vengono aggiunti i costi di gestione non compresi nel valore nominale della fattura stessa.
Poiché la gestione manuale delle fatture di un fornitore implica dei costi elevati, l’utilizzo della Gestione Elettronica dei Documenti con un sistema ERP efficiente con interazione real-time (Internet/Extranet) con fornitori e agenti consente di ridurre notevolmente i costi complessivi.

Il quadro normativo che delinea il processo della dematerializzazione si presenta per certi versi ancora incerto. Nuove prospettive sono emerse con la possibilità di affidare anche agli incaricati di pubblico servizio la capacità di produrre dichiarazioni di conformità all'originale. Lo sviluppo logico dei presupposti alla base di questa decisione si presta ad un'analisi approfondita anche in ragione delle implicazioni economiche e del ruolo di compartecipazione che vengono ad assumere i privati nel processo di modernizzazione del paese.