ABSTRACT

LO STORAGE COME SERVIZIO ALLE APPLICAZIONI NEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE E ARCHIVIAZIONE

Alla fine degli anni 80, il paradigma dello storage in relazione all'archiviazione dei dati venne trasformato dalla digitalizzazione delle informazioni. Oggi i dispositivi di memorizzazione sono da considerare come servizi alle applicazioni. Dalle applicazioni Web2.0 alle applicazioni diarchiviazione, bisogna modificare la percezione dello storage stesso. Dalle SAN al concetto di MSO ( Massive Scale Out)

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NOVITÀ NEL CAMPO DELLA DEMATERIALIZZAZIONE

Dopo 4 anni di “onorato servizio” la deliberazione Cnipa n. 11 merita un aggiornamento. Il meccanismo giuridico non può che essere un DM da emanare ex art. 71 del CAD, il cui contenuto riguarderà i formati da adottare per la conservazione e la certificazione di processo.

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LA ULTRADECENNALE ESPERIENZA DELLA GESTIONE DELL’ARCHIVIO DIGITALE DEL REGISTRO DELLE IMPRESE; CONSIDERAZIONI SU COME PRESERVARE LA MEMORIA DIGITALE NEL LUNGO PERIODO

Dal 1994 InfoCamere, la società d’informatica delle Camere, raccoglie e conserva gli atti delle imprese in modo digitale.
Dal 2003 i bilanci e gli atti delle società sono presentati esclusivamente in forma digitale.
Sul fronte della ricerca di informazioni o del rilascio di documenti certificati, i dati e i documenti delle 5 milioni di imprese italiane sono in Internet dal 1998.

I cardini tecnologici per garantire usabilità, diffusione e sicurezza del sistema sono Internet e la Conservazione Digitale.

Si è consolidato un sistema che raccoglie milioni di documenti informatici all’anno, prodotti da Notai, Professionisti ed Imprese, li processa e li rende disponibili in rete, costituendo così uno dei cardini per la pubblicità legale ed economica del sistema della imprese.

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LO STATO DI AVANZAMENTO DEL PROGETTO PAR-ER - POLO ARCHIVISTICO REGIONALE DELL'EMILIA ROMAGNA

Nell’intervento sarà illustrato lo stato di avanzamento del progetto PARER, per la realizzazione del polo archivistico unico per la conservazione dei documenti digitali degli enti della pubblica amministrazione dell’Emilia-Romagna.
In particolare, sarà presentato il software di gestione delle procedure di conservazione che verrà utilizzato nella prima sperimentazione prevista a partire da gennaio 2008. La sperimentazione riguarderà la trasmissione, la ricezione e la memorizzazione dei documenti informatici dagli archivi correnti degli enti sperimentatori all’archivio di deposito che sarà gestito dal futuro Polo archivistico regionale.
La presentazione sarà anche l’occasione per evidenziare e discutere le criticità e le problematiche legate alla realizzazione di sistemi di tale complessità.

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La gestione dei contenuti come strategia aziendale: razionalizzare, archiviare, proteggere e ricercare le informazioni preservando gli investimenti

La soluzione di ECM di Oracle offre funzionalita’ basate su una architettura unificata e una tecnologia abilitante a qualsiasi esigenza di integrazione con i sistemi gia’ esistenti in azienda. Questo aiuta a preservare gli investimenti gia’ effettuati e a dialogare anche con soluzioni “verticali”.
Vengono cosi’ soddisfatte le piu’ disparate esigenze, come la conformita’ ad alcune normative legali o a specifici requisiti derivanti da politiche di gestione definite all’interno dell’azienda.
In questo modo tutte le applicazioni vengono trattate come dei servizi che sfruttano le funzionalita’ di gestione contenuti, sicurezza, archiviazione, web content management del sistema ECM.

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Come gestire i contenuti aziendali: le funzionalita’ di un ECM orientato ai processi

La soluzione di ECM di Oracle si caratterizza per la sua capacita’ di integrazione con i sistemi aziendali attraverso la logica dei processi.
I processi determinano il modo in cui i contenuti e i sistemi aziendali interagiscono, automatizzando alcune procedure come, ad esempio, la ricerca, la categorizzazione dei dati, la memorizzazione dei contenuti stessi.
I sistemi e le applicazioni aziendali traggono vantaggio dall’utilizzo dei un sistema ECM, in cui le informazioni sono conservate, organizzate e controllate e in cui vengono offerte delle funzionalita’ che semplificano tutte le operazioni che possono essere effettuate sul contenuto.
La gestione dei contenuti, la sicurezza, l’archiviazione, il web content management, la gestione degli asset digitali sono infatti componenti offerti dal sistema ECM, su cui si innestano tutte le applicazioni (servizi).

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Rendere efficiente la ricerca e il recupero delle informazioni grazie a Secure Enterprise Search

La ricerca efficace e veloce delle informazioni e’ di fondamentale importanza in una azienda: nello svolgimento del lavoro quotidiano spesso si impiega troppo tempo proprio in questa attivita’.
Secure Enterprise Search consente proprio di ricercare informazioni efficacemente e in sicurezza attraverso tutte le fonti informazioni aziendali, quindi non solo nel sistema ECM, rendendo trasversale e completo il processo di ricerca.
Viene recuperato e segnalato all’utente solamente cio’ che egli e’ autorizzato a vedere in base al proprio profilo e alle caratteristiche del contenuto.
Tutto questo consente di guadagnare in produttivita’ ed efficienza rendendo quindi piu’ snello il processo di ritrovamento delle informazioni, ottenendo l’effetto realmente atteso e migliorando il risultato della attivita’ lavorativa.

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L'informazione come patrimonio aziendale: l’importanza di proteggere i contenuti con soluzioni di Information Rights Management

I contenuti sono un patrimonio di grande valore per l’azienda e spesso contribuiscono a differenziarla dai propri concorrenti.
Per questo motivo e’ importante proteggere le informazioni non solamente attraverso le funzionalita’ di sicurezza offerte dal repository di un sistema di ECM, ma anche quando queste “lasciano” il repository.
La soluzione di IRM e’ rivolta a fornire una protezione, un controllo e tracciatura degli accessi, non solo ai documenti che appartengono al sistema di ECM, ma anche a quelli che vengono scaricati dagli utenti.
Tutto cio’ attraverso meccanismi avanzati di policy ed encyption che consentono di minimizzare la possibilita’ che informazioni riservate possano essere diffuse, anche involontariamente.

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GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI NELLA PA: PER SFRUTTARE LE POTENZIALITÀ DELLE NUOVE TECNOLOGIE SERVONO L’INNOVAZIONE ORGANIZZATIVA E GESTIONALE

La semplificazione e la trasparenza dell’azione amministrativa sono tra gli obiettivi prioritari dell’attuale processo di modernizzazione della P.A.. In tale prospettiva la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi e la gestione informatica dei documenti assumono particolare rilevanza e attualità. Il passaggio dalla carta al digitale, tuttavia, non si traduce solo nell’adozione di tecnologie informatiche innovative, ma segna una tappa fondamentale soprattutto nell'evoluzione organizzativa e culturale degli operatori della pubblica amministrazione. In altre parole, tale cambiamento ha certamente forti impatti sull’organizzazione, come ad esempio, la necessità di definire nuovi ruoli, nuovi processi operativi e l’opportunità di sviluppare specifiche competenze.

Accenture, grazie alle competenze specifiche maturate in questo settore, lavora con alcune tra le più importanti amministrazioni pubbliche in Italia e all’estero e offre soluzioni e servizi innovativi per la realizzazione di sistemi di gestione documentale e conservazione sostitutiva, che oltre all’aspetto tecnologico danno grande rilevanza all’aspetto organizzativo.

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IL PROGETTO DELLA REGIONE TOSCANA PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE

La conservazione a lungo termine dei documenti e dell’archivio nella sua complessità non è solo un’esigenza operativa per le amministrazioni, non risponde solo ad un dettato normativo, ma è condizione imprescindibile perché un archivio svolga a pieno il suo ruolo interno ed esterno all’amministrazione, di testimone di attività e di memoria/fonte.
Regione Toscana ha in corso di acquisizione e di realizzazione un sistema di archiviazione e conservazione digitale dei documenti elettronici.
Il progetto persegue un duplice obiettivo: da una parte quello di trasformare il proprio sistema documentario in un sistema informativo specializzato gestito tramite la tecnologia informatica e telematica, dall’altra quello di proporre agli enti sul territorio strumenti e mezzi per perseguire il medesimo obiettivo. Per questo il sistema da realizzarsi è un progetto che riguarderà tutti gli enti aderenti alla Rete Territoriale di Regione Toscana.
Scelta determinante e qualificante del progetto è stata quella di progettare un sistema che gestisca intermente l’archivio formato tramite i sistemi di descrizione e gestione tipici degli archivi anche tradizionali e che parallelamente ne garantisca la conservazione a norma.

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ELEMENTI DI RIFLESSIONE SULLA CONSERVAZIONE NEL LUNGO PERIODO DEI DOCUMENTI IN FORMATO DIGITALE

Il tema della “dematerializzazione” impegna necessariamente una riflessione sulle architetture di sistema, sulla forma dei documenti, sui flussi, sulle modalità di aggregazione e archiviazione, in vista della necessità di assicurare, anche nel nuovo ambiente, il rispetto di una tradizione che ha fin qui consentito di consegnare gli archivi alla ricerca storica. Un obiettivo, questo, non antagonista dell’altro, al quale mirano tutte le iniziative normative di riforma degli ultimi anni: quello cioè di rendere gli archivi lo specchio del rinnovamento - anzi lo strumento del rinnovamento - della pubblica amministrazione e dei rapporti tra questa e il cittadino. Il tema dell’accesso e del servizio al cittadino si intreccia con il tema della conservazione permanente degli archivi, specie di quelli pubblici, che sono tutelati dal codice dei beni culturali e del paesaggio fin dal momento della loro costituzione.

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I FORMATI DOCUMENTALI PER LA CONSERVAZIONE. RIFLESSIONI E CRITERI DI VALUTAZIONE

La normativa vigente riconosce la validità del documento digitale e ne consente l’uso in sostituzione del supporto cartaceo per moltissime applicazioni. Tuttavia lo sviluppo della tecnologia documentale non sempre è stato recepito dai testi di legge con adeguata profondità. La Delib. 11/2004 del CNIPA, che governa le regole tecniche della Conservazione sostitutiva, non fornisce ad esempio indicazioni precise a riguardo dei formati documentali utilizzabili e dei criteri di scelta. Durante la sessione verranno esposte alcune riflessioni in merito ai fattori da valutare, anche in vista di prossimi aggiornamenti alle regole tecniche.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA: CONSISTENTI BENEFICI DALL'INTEGRAZIONE DEI PROCESSI

L’intervento illustrerà i principali risultati della Ricerca 2006/2007 dell'Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano; verranno presentati un quadro delle soluzioni disponibili - dall'adozione di soluzioni per la fatturazione elettronica e servizi di conservazione sostitutiva all'utilizzo delle applicazioni a supporto dell'integrazione e dematerializzazione del ciclo dell'ordine - e una valutazione dei benefici conseguibili così come emerge dall'applicazione di un modello parametrico in tre differenti settori (beni di largo consumo, farmaceutico e materiale elettrico).

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VERSO UN CENTRO SERVIZI PER LA SANITÀ. VANTAGGI PER L’AZIENDA SANITARIA E IL CITTADINO

Sulla base dell’esperienza maturata con il progetto TeleMed-ESCAPE, l’Azienda ULSS 9 di Treviso e Postecom, società d’innovazione tecnologica del Gruppo Poste italiane, hanno firmato un protocollo d’intesa per la realizzazione di un Centro Servizi per la Sanità che, tra gli scopi prioritari, ha quello di garantire la massima sicurezza degli accessi da parte del cittadino al servizio di estrazione tramite internet dei referti firmati digitalmente, garantendo archiviazione e conservazione a norma di legge.

Il compito successivo del Centro Servizi sarà quello di attivare nuovi ed ulteriori canali di accesso e di distribuzione ai cittadini e alle imprese (prenotazioni on-line; richiesta certificazioni igienica pubblica; richiesta di invalidità civile; sviluppo, attivazione e gestione del fascicolo paziente) con indubbi vantaggi per i singoli, la società, l’ambiente.

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LA DEMATERIALIZZAZIONE: FRA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO E CERTIFICAZIONE DI RISULTATO

Sebbene, la normativa sulla firma digitale ha distinto, in modo abbastanza chiaro, sia a livello europeo sia a livello di implementazione in Italia, in quali casi i certificatori sono tenuti a fornire una certificazione di risultato (ad esempio nel caso dell’identificazione dei soggetti) e in quali casi, invece, si è tenuti a fornire una certificazione di processo (come per esempio nel caso della certificazione di sicurezza degli strumenti di generazione della firma),la normativa italiana in materia di dematerializzazione sul punto è generica.

Premesso che, allo stato attuale della normativa, entrambe le soluzioni sono possibili, occorre riflettere in quali casi è utile – opportuno avvantaggiarsi di una certificazione di processo e in quali altri casi sia, alla fine dei conti, indispensabile, potersi avvantaggiare di una certificazione di risultato.

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MAGAZZINI DIGITALI: L'ESPERIENZA DEL GRUPPO NELLA PROGETTAZIONE DEL SISTEMA DI DIGITAL PRESERVATION PRESSO BNCF E BNCR PER IL DEPOSITO LEGALE

La conservazione delle informazioni elettroniche nel lungo periodo è un tema di discussione aperto a livello internazionale e ha assunto negli ultimi anni una rilevanza sempre crescente, di pari passo con la migrazione delle informazioni dal supporto cartaceo a quello digitale.

La Fondazione Rinascimento Digitale, la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (BNCF), la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma (BNCR) e Firenze Tecnologia hanno progettato i "Magazzini Digitali: un sistema di Digital Preservation il cui fine è conservare e rendere
disponibili, nel lungo termine (tendenzialmente all'infinito), quanto pubblicato dagli editori in formato digitale, così come previsto della legge nazionale sul Deposito Legale (Legge 15 aprile 2004, n. 106).

L’obbligo per le pubblicazioni tradizionale esisteva da molti anni, ma nel 2004 il suo raggio di azione è stato ampliato fino ad includere le pubblicazioni digitali (CD, DVD, Internet) nel patrimonio archivistico delle biblioteche nazionali centrali di Firenze e Roma.

La realizzazione del progetto è prevista concludersi nel 2008.

L’intervento è un’illustrazione ragionata del processo di progettazione del sistema che è stato concepito in modo che tutti i componenti, a partire dal disco fisso, siano sostituibili con altri
non necessariamente dello stesso fornitore. Si tratta di una modalità sostenibile per far fronte ai malfunzionamenti, ai guasti e alla obsolescenza tecnologica dei componenti.

Uno degli obiettivi del progetto è, anche, quello di ottenere la certificazione di Trusted Digital Repository.

Si prevede anche la certificazione ISO / IEC 27001:2005

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IL TCM E LE TECNICHE DI GESTIONE INTELLIGENTE DELL'INPUT AL SERVIZIO DELLA DEMATERIALIZZAZIONE

Le esigenze di dematerializzazione si sono evolute nel tempo. La tecnologia oggi è in grado di offrire strumenti in grado automatizzare fortemente tutto il processo di acquisizione e gestione dei processi transazionali in cui sono coinvolti documenti cartacei.

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LA GESTIONE DIGITALE DELLE IMMAGINI RADIOLOGICHE E LA LORO CONSERVAZIONE NEL TEMPO

La gestione delle immagini radiografiche in maniera digitale rappresenta un modello di efficienza di innovazione di processo all'interno di un'organizzazione. Il passaggio da gestione distribuita e manuale a gestione centralizzata e digitale delle immagini radiografiche. La gestione e l'archiviazione dei dati e delle informazioni e la messa in sicurezza. Un caso utente realizzato da NetApp e FujiMed.

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DIGITALIZZAZIONE: COME FARE FRONTE AI DUBBI E ALLE PAURE DEGLI UTENTI

Il mercato italiano sta crescendo significativamente in questo inizio di anno e vi sono offerte di outsourcing documentale molto convenienti. Risulta vincente attivare un efficace monitoraggio del progetto svolto e/o controllato da professionisti terzi indipendenti sottostanti ad un codice deontologico. Al fine di massimizzare l’indipendenza e l’affidabilità tecnologica e organizzativa del processo è inoltre critico coinvolgere due fornitori concorrenti opportunamente coordinati.

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