LE INFORMAZIONI DIGITALI: STRUMENTI DI INNOVAZIONE E SVILUPPO

I Contenuti Digitali sono il “carburante” che fa progredire il Business!
Essi consentono di produrre risparmi, eliminare sprechi, generare innovazione e nuovo business. Consentono, se opportunamente gestiti e analizzati, di prendere decisioni più rapide ed efficaci. Catturare, gestire ed impiegare produttivamente i Contenuti Digitali è, però, un compito molto complesso che ci trova alquanto impreparati.

Di seguito alcune delle criticità che è indispensabile superare.
- L’enorme quantità di dati che siamo in grado di produrre, e/o duplicare, con grande facilità in ogni attività ed in ogni momento, rende sempre più difficile individuare, recuperare e “far fruttare” le informazioni che ci sono utili;
- I processi e le applicazioni che sostengono le nostre attività non sempre sono in grado di sfruttare l’informazione in formato digitale in tutte le sue potenzialità;
- Non siamo, peraltro, in grado di individuare tutte le potenzialità, le “caratteristiche” e le implicazioni di questo tipo di informazione (non è azzardato affermare che molte ci sono ancora sconosciute!),
- Come possiamo mantenere il ”controllo” su questo tipo di informazione? Come garantirci la loro autenticità, origine e, quando serve, la loro immodificabilità?
- Come possiamo proteggere tali informazioni da accessi indesiderati, da danneggiamenti o distruzione, garantendone, di contro, l’accesso a chi ne ha necessità nei tempi e nei modi necessari?
- Come individuare le informazioni che meritano di essere conservate? Come, poi, conservarle? Come garantire che siano accessibili nel tempo e che conservino lo stesso contenuto informativo in qualità e quantità?
- Come si modifica il concetto consolidato di “documento” passando dalla carta al digitale?
- Come regolamentare l’impiego, la validità, l’attendibilità, ecc., del documento/informazione in formato digitale consentendoli di sviluppare tutti i suoi effetti positivi ed evitando di trovarci di fronte ad ostacoli artificiosi dovuti alla incapacità (impossibilità) di prevedere situazioni o fattispecie che la attuale “cultura della carta” ci impedisce di vedere?
- Come impedire che il digitale, che di fatto consente di interagire facilmente e rapidamente a livello globale, diventi un ostacolo negli interscambi internazionali se non nelle interazioni tra differenti settori e/o amministrazioni dello stesso Paese?
- Come, in questa che è indiscutibilmente un’importante fase di transizione, si gestisce il capitale umano?

A queste e a tante altre domande OMAT Milano 2008 cercherà di dare una risposta o, quantomeno, di definire meglio i problemi/situazioni per facilitarne una soluzione.
Gli attori di OMAT, siano essi Oratori o partecipanti, sono, come tradizione, anche in questa edizione a livelli di professionalità tali da garantire i risultati prospettati.

Il Convegno di Apertura, pertanto, consentirà, come d’altro canto è ormai consuetudine, di fare il punto sui principali temi legati ai processi di Digitalizzazione e Dematerializzazione nonché sullo stato di evoluzione delle norme.
Altro contributo importante sarà l’illustrazione, da parte di alcune delle principali aziende del settore, della loro visione strategica sulla gestione e sull’impiego dei contenuti digitali.

GESTIRE IL CAMBIAMENTO INDOTTO DAL DIGITALE

Appare ormai chiaro che siamo nel bel mezzo di una fase di modifica sostanziale del modo di concepire le informazioni ed il loro valore, nonché dell’influenza che possono avere sul business e sulle professionalità.
È essenziale, per non subire passivamente il cambiamento, comprendere e approfondire quali sono le reali prospettive che si stanno delineando, le esigenze conseguenti e le tecniche da mettere in atto per gestire e trarre il massimo vantaggio dal cambiamento in atto. Quest’anno OMAT Milano dedica una sessione intera di convegno/dibattito al tema della Gestione del Cambiamento prendendo lo spunto dalle opportunità che il digitale rappresenta per le organizzazioni e dalle problematiche che ne derivano.
In particolare saranno analizzate le conseguenze e le implicazioni che coinvolgono chi opera all’interno delle aziende/organizzazioni i cui processi sono influenzati dall’impiego del digitale.
Non va dimenticato, infatti, che il cambiamento avviene (o non avviene) innanzitutto nella mente delle persone e solo un Management con una mentalità sempre più flessibile sarà in grado di fare fronte ai continui mutamenti (economici, culturali, organizzativi,…) in atto ormai a tutti i livelli della società.

La Gestione dei Contenuti Digitali o Enterprise Content Management (la si veda come infrastruttua e/o come strategia) è l’insieme della tecnologie impiegate per creare o acquisire, gestire, proteggere, archiviare, conservare (tenendo conto delle esigenze di conformità dettate da norme o da scelte aziendali) o eliminare (quando necessario), ricercare, personalizzare/modificare, visualizzare/stampare, trasmettere, distribuire, utilizzare e pubblicare i contenuti digitali non strutturati coinvolti nei processi di una organizzazione.
Essa comprende, inoltre:
- la conversione dei dati non strutturati in dati strutturati;
- la gestione dei processi aziendali (Business Process Management & Workflow Management);
- la ricerca e l’indirizzamento dei contenuti disponibili nei repository in rete (Intranet);
- le forme d’integrazione che consentano di accedere e gestire i contenuti di repository eterogenei e di “consolidare” queste informazioni per offrire una visione univoca dei contenuti critici per il business.
In Convegno sarà, pertanto, utile approfondire suddetti temi da più prospettive e sempre guidati da realizzazioni pratiche, illustrare alcune applicazioni particolarmente interessanti, siano esse indirizzate a soddisfare esigenze di specifici settori di industria o relative ad applicazioni “cross” (gestione E-mail, Knowledge Management, Integrazione con i Gestionali/ERP, ...) oppure particolarmente significative in relazione alle modalità di fruizione (ad esempio, outsourcing).

La “Commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e dematerializzazione”, presieduta dal Prof. Pierluigi Ridolfi, ha prodotto, operando in stretto raccordo con la Conferenza permanente per l’innovazione tecnologica, una “Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici” che prenderà la forma di un decreto emesso ai sensi dell’articolo 71 “Codice dell’amministrazione digitale” (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82).
Il decreto andrà a sostituire e ad ampliare quanto oggetto della deliberazione CNIPA 11/2004 e prevede, entro 90 giorni dalla data della sua pubblicazione, che il Cnipa emani delle guide tecniche con indicazioni su strumenti, tecnologie e accorgimenti procedurali in ordine alla sua applicazione.
Il documento prodotto dalla commissione è stato pubblicato sul sito del Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella P.A. e, quindi, migliorato tenendo conto dei suggerimenti ricevuti.

Sarà questa l’occasione per un’illustrazione esaustiva del lavoro prodotto dalla Commissione ed avere delle anticipazioni sul contenuto delle guide tecniche conseguenti.

Il problema della Conservazione della Memoria Digitale, più in generale, è di fondamentale importanza ed attualità ancorché molto complesso.
Non è pensabile conservare memoria dei nostri tempi in una forma diversa da quella con cui si opera (ossia digitale).
Si tratta di ideare, progettare e rendere operativi dei Sistemi di Conservazio¬ne Digitale (Digital Preservation Sy¬stems) che hanno l’obiettivo di garantire la sicurezza e l’auten¬ticità delle informazioni digitali, non¬ché di rendere possibile l’accesso alle stesse e la loro comprensione in un futuro, anche remoto.
Alla base della capacità d’interpretare un domani le informazioni conserva¬te è il “formato” con cui sono state portate in conservazione.
Opportune combinazioni di tecni¬che di firma digitale e di buone prati¬che di controllo e custodia (ad esem¬pio l’ininterrotta custodia) consento¬no, poi, di avere la ragionevole certez¬za che le informazioni che si andran¬no a recuperare saranno affidabili.
Col crescere delle tipologie e della quantità delle informazioni da con¬servare si rafforza inoltre (non che sia mai venuta meno!!!) l’esigenza di defi¬nire quali sono i metadati da conser¬vare per comprendere appieno il con¬testo cui l’informazione si riferisce e a quali altre informazioni è correlata ed in che modo.
Essenziali divengono, quindi, le “re¬gole” - comprensive di quelle di riten¬zione - che l’organizzazione/azienda deve definire per gestire l’intero ciclo di vita del documento/dato.

Particolarmente pertinente e utile è, pertanto, recepire i messaggi di corretta gestione archivistica della Dott.ssa Marina Messina, Soprintendete Archivistica per la Lombardia.

Per quanto riguarda, infine, il mante¬nimento nel tempo dell’integrità del¬le registrazioni fisiche, sarà necessa¬rio mettere in atto tutta una serie di scelte, pratiche e comportamenti, imitando il comportamento di quelle aziende che ormai di digita¬le vivono e non si possono permette¬re di perdere il proprio patrimonio in¬formativo.

Il Prof. Stefano Pigliapoco dopo l’illustrazione di alcuni casi pratici farà il punto sulle iniziative nazionali relative a sistemi di Conservazione della Memoria Digitale e avvierà una discussione sul tema di come procedere al meglio, sulla base delle tecnologie e conoscenze disponibili.

Particolare attenzione sarà dedicata alle PMI che sono di fatto le meno strutturate in materia.

La sicurezza delle informazioni digitali è una condizione essenziale per una corretta gestione dei processi di business.
Dietro l’apparentemente semplice termine “sicurezza dei dati”, o dell’informazione, si cela, però, un insieme di fattori molto complessi.

Innanzi tutto bisogna individuare il contesto al quale si vuole applicare la sicurezza: il luogo dove essi sono contenuti o il momento in cui vengono trasferiti o sono elaborati? Entrambi sono importanti, se non essenziali.
Problematiche del tutto particolari sono, poi, da prendere in considerazione quando si deve realizzare la protezione di dati personali o sensibili, indipendentemente dal contesto di cui sopra.

Forse, dunque, più che pensare a mettere in sicurezza i dati/informazioni potrebbe essere più corretto riferirsi “semplicemente” alla sicurezza di reti (che i dati trasportano) e di sistemi (che i dati gestiscono).

I requisiti di sicurezza che devono essere, a grandi linee, presi in considerazione sono:
- La Disponibilità – rappresenta la garanzia che i dati sono accessibili, e i servizi ad essi collegati funzionano, nell’arco di tempo richiesto dalle esigenze operative ... anche in caso di interruzioni dovute ad eventi eccezionali o ad attacchi di pirateria informatica;
- La Autenticazione – è la capacità del “sistema” di confermare l'identità dichiarata Da un utente, o un altro sistema/applicazione, che ad esso si affaccia per accede (consultare, modificare, elaborare, ...) alle informazioni; il sistema di autenticazione deve anche essere in grado di sapere quali sono le azioni che possono essere effettuate sui dati ai quali ha accesso;
- L’Integrità – è la certezza che i dati trasmessi, ricevuti o conservati sono completi, inalterati e la loro autenticità non è stata compromessa.
- La Riservatezza: è la protezione dei dati trasmessi o conservati per evitarne l'intercettazione e la lettura da parte di persone non autorizzate.
Garantire questi requisiti, semplici nella loro definizione, sottintende una grande complessità e, indipendentemente da quale sia la sua struttura dell’informazione (database, file audio, immagini, ecc.), vuol dire mettere in sicurezza tutto l’ambiente nel quale l’informazione è trattata, partendo dagli aspetti di sicurezza fisica e interessando tecnologie, persone, processi, management e strategie.
La sicurezza delle informazioni è, dunque, da vedersi come un “processo che indirizzi correttamente gli sforzi e gli investimenti per raggiungere quell’accettabile livello di sicurezza che stiamo cercando (l’investimento in sicurezza deve essere proporzionato al bene da proteggere) e le cui scelte devono essere giustificate dal Business” senza cadere nell’errore di minimizzare e sottostimare le minacce.

Negli anni le aziende hanno imparato a proteggere il perimetro aziendale.

Il problema che le aziende devono risolvere è che oggi sono i loro dati ad essere vulnerabili mentre sono trasferiti o nei loro “repository” (online e di Backup).
Mentre l’aspetto rete è ormai relativamente coperto, l’aspetto storage merita un particolare approfondimento.

Da tempo la normativa Italiana in materia di gestione elettronica documentale e di corretta conservazione delle informazioni consente a imprese e pubbliche amministrazioni di procedere con tranquillità verso una totale digitalizzazione dei propri processi interni ed esterni, eppure ancora vi sono dei dubbi tra gli operatori che frenano l'inevitabile avvento della Società dell'Informazione.
Grazie all'aiuto di alcuni dei massimi interpreti delle norme attualmente in vigore, il seminario si propone di sviluppare delle guide concrete su come procedere correttamente lungo i binari della dematerializzazione. Verranno pertanto trattati gli argomenti più attuali sul tappeto e si tracceranno delle soluzioni in linea con la normativa.
Come emergerà dal convegno, il processo relativo alla corretta gestione delle informazioni e alla loro conservazione nel tempo investe più normative ed è articolato e complesso: non è (solo) un problema di software o di sviluppo di sistemi informativi, ma soprattutto una questione di corretta organizzazione di ruoli, procedure e responsabilità.
Certamente per alcuni settori della dematerializzazione/digitalizzazione documentale le norme devono essere ulteriormente completate e il seminario servirà anche a evidenziare alcune lacune delle disposizioni legislative attualmente in vigore. In ogni caso, si sottolineerà durante la sessione l'esigenza in futuro di norme chiare ed elastiche che consentano di aiutare i processi digitali ad imporsi nella prassi così come il futuro richiede.

Gli argomenti che saranno trattati:

Valore formale e probatorio del documento informatico:
- Un documento informatico è equivalente a un documento cartaceo?
- Esiste giurisprudenza in materia?
- Una fattura elettronica e un libro contabile dematerializzato possono essere portati in giudizio per l'ottenimento di un decreto ingiuntivo?
- Come si deve procedere?
- Come si esibisce in giudizio un documento digitale?

La corrispondenza telematica:
- un messaggio di posta elettronica va conservato ai sensi dell'art. 2220 c.c.
- l'e-mail è documento scritto rilevante? Posso utilizzare la posta elettronica negli affari?
- è utile utilizzare la PEC nei rapporti commerciali?
- che valore ha la PEC?
- può essere utilizzata la PEC per l'apposizione del riferimento temporale ai fini della fattura elettronica?

Il valore di una Firma:
- la firma digitale scade?
- cosa succede ad un documento con certificato di Firma scaduto?
- la marca temporale estende la validità del certificato di firma?
- cosa succede se il responsabile dimentica di apporrre la marca temporale alla scadenza di un certificato di firma?

I documenti da dematerializzare: a che punto sono le norme?
- documenti contabili e fiscali
- documenti sanitari
- documenti di lavoro
- contratti e polizze assicurative

L'esigenza di organizzarsi:
- quale è il ruolo del responsabile della conservazione?
- può essere affidato totalmente il outsourcing?
- il manuale della conservazione deve essere coordinato con il documento programmatico per la sicurezza?
- chi risponde in caso di sanzioni?
- come deve essere organizzato il processo internamente ed esternamente?

L’affermarsi della fatturazione elettronica potrebbe rappresentare un grande vantaggio per il Sistema Italia. Con il supporto di autorevoli esperti in materia si farà il punto sulla diffusione della Fatturazione Elettronica in Italia, su cosa essa realmente sia e su come operare per incentivarne la diffusione.

Cosa è una fattura elettronica? È un documento statico non modificabile al quale è apposto un riferimento temporale e una sottoscrizione elettronica, o qualcosa di più?
Quando e a chi porta dei vantaggi (quali e quanti)?

Cosa implica l’obbligatorietà della Fatturazione nei confronti della PA centrale, introdotta dalla Finanziaria 2008?
Quali benefici può portare e a che condizioni?
Cosa ci hanno insegnato le analoghe esperienze al di fuori dei nostri confini?
Questo obbligo può portare effettivamente ad una ampia diffusione della Fattura Elettronica nei rapporti tra privati?

Cosa è il Sistema di Interscambio?

Alcune riflessioni sul Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze che deve stabilire:
1. le regole di identificazione delle amministrazioni coinvolte
2. le possibili deroghe ai tipi di approvvigionamenti e l’eventuale gradualità del passaggio all’adozione del sistema di trasmissione esclusiva in forma elettronica
3. le regole tecniche (informatiche) che consentono l’emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche da un lato e alle amministrazioni di riceverle e gestirle dall’altro
4. la disciplina di utilizzo di “intermediari abilitati”
5. le eventuali misure, anche economiche, a favore delle PMI.

Gli intermediari potrebbero essere uno dei fattori di successo e a che condizioni?
Quale è l’importanza dello standard utilizzato per strutturare la fattura elettronica?
Quale è il valore aggiunto della Financial Chain?
Per le PMI servono realmente interventi finanziari diretti o è sufficiente risolvere le complessità “inutili” e agevolare il loro accesso al servizio fornito da intermediari abilitati?

La distinzione tra fattura cartacea e fattura elettronica che ragion d’essere ha? (Questa distinzione potrebbe rappresentare un vincolo nel caso di quelle PMI per le quali si sia utile, od obbligatorio, emettere poche fatture elettroniche).

A proposito di complessità inutili, infine, cosa dire di:
- Il Riferimento temporale;
- Il Termine di 15 giorni per portare in conservazione le fatture elettroniche;
- La Stampa dei documenti cartacei rilevanti ai fini tributari per i quali si è in regime di conservazione sostitutiva;
- Come ottenere l’immagine dei documenti cartacei da portare in conservazione;
- L’inutilità dell’impronta dell’archivio della conservazione.