Prime anticipazioni sul progetto della manifestazione che si terrà i giorni 1 e 2 aprile 2008 

Negli ultimi 10 anni, la produzione di “Contenuti Digitali”, ha preso a crescere in modo impressionante (Università di Berkeley (CA) (2003) – IDC Corporation (2007)): dai 12 Esabyte (miliardi di miliardi di byte) prodotti nel 2002, ai 161 Esabyte del 2006, ai 988 che si prevede lo saranno nel 2010. La vera sfida di questo secolo
è, e sarà, dunque quella di riuscire a gestire e conservare le informazioni digitali. Non è impresa semplice: la nostra capacità di generare e trasmettere informazioni ha, infatti, superato di gran lunga la capacità di ricercare, ritrovare e disporre delle stesse. Chi meglio saprà superare tale sfida avrà maggiori possibilità di affermarsi nel proprio contesto di riferimento. Gli ultimi scampoli del 2007 ed il 2008 saranno molto importanti (anche a seguito dell’esperienza maturata) per la razionalizzazione ed il completamento delle norme relative ai contenuti digitali. Si va dalla Fatturazione Elettronica per i prodotti e servizi forniti a favore delle amministrazioni statali e degli enti pubblici nazionali (Finanziaria 2008), all’istituzione di un domicilio elettronico con la stessa dignità di quello fisico e al conseguente all’impiego della Posta Elettronica Certificata tra Aziende, Professionisti e PA (ddl Bersani 3), alla possibilità di realizzare, in via sperimentale, progetti d’innovazione in deroga alla vigente normativa (ddl del Ministro L. Nicolais), alla revisione delle Regole Tecniche relative ai documenti informatici (DPCM 13 gennaio 2004), alla proroga che consente ai certificatori di autodichiarare la rispondenza degli HSM ai requisiti di sicurezza prescritti, alla revisione delle Regole Tecniche per la Conservazione dei Documenti Informatici e di quella Sostitutiva dei documenti cartacei ed ... altro ancora.

Convegno di aperura

Il Convegno di Apertura sarà, pertanto, molto importante in quanto consentirà, come d’altro canto è tradizione, di fornire un quadro strategico delle norme legate ai processi di Digitalizzazione e Dematerializzazione e dei vantaggi ottenibili. Ciò sia dal punto di vista delle istituzioni, sia dal punto di vista delle principali aziende del settore; queste ultime avranno, inoltre, l’opportunità di illustrare la loro visione strategica sulla gestione dei contenuti digitali.

Convegno sulla conservazione della memoria digitale

Il problema della conservazione della Memoria Digitale s’impone e - come si può facilmente intuire - richiede un approccio complesso e multi-disciplinare. Non possiamo, però, permetterci di attendere una soluzione “globale”: bisogna fin da ora mettere in atto tutte quelle pratiche che ci danno una ragionevole garanzia di ottenere l’obiettivo anche in carenza
di norme specifiche!
Una sessione di Conferenza sarà, dunque, dedicata ad aggiornarsi su come ci si può attrezzare per metterci in grado di:
- rileggere correttamente i bit - così come erano stati originariamente registrati - da un supporto che molto probabilmente sarà differente da quello originario;
- mantenere la comprensione e le possibilità di impiego dei dati in un futuro quando le attuali tecnologie hardware e software potrebbero non essere più disponibili.
Il primo obiettivo si può ragionevolmente ottenere con le attuali tecniche affidandosi ad un opportuno mix di tecnologie e di operazioni di Duplicazione e Replica, di Back-up/Recovery e di Disaster Recovery da un lato e dall’altro assicurandosi la disponibilità di un “contenitore” dalle dimensioni virtualmente illimitate che consenta di utilizzare contemporaneamente tecnologie e piattaforme differenti.
Opportune combinazioni di tecniche di firma digitale e di buone pratiche di controllo e custodia consentono, poi, di avere la ragionevole certezza che le informazioni che si andranno ad esaminare saranno protette ed affidabili. Col crescere delle tipologie e della quantità delle informazioni da conservare si rafforza, inoltre, l’esigenza di definire quali siano i metadati - da conservare con le informazioni - per comprendere appieno il contesto cui esse si riferiscono. Essenziali a questo scopo divengono, quindi, le “regole” - comprensive di quelle di ritenzione - che l’organizzazione/azienda deve definire per gestire l’intero ciclo di vita dei documenti / dati.

Approfondiamo i formati

Alla base della capacità d’interpretare un domani le informazioni, conservate, è il “formato” con cui sono state portate in conservazione: una cosa sono le caratteristiche e le funzionalità
del formato utilizzato per creare e modificare i documenti, ben diverse sono, però, le caratteristiche e le funzionalità che deve possedere il formato utilizzato per portare il documento in conservazione.
Particolare attenzione è, pertanto, utile dedicare ai formati, in particolare a quelli destinati alla Conservazione della Memoria Digitale, senza però trascurare quelli che possono essere impiegati per la generazione dei documenti informatici, o in formato digitale, come l’OpenDocument Format, il formato aperto che definisce le regole per salvare e memorizzare i più diffusi file di documenti, indipendentemente dal produttore, che è stato approvato come norma ISO.

La sicurezza delle informazioni digitali

La sicurezza delle informazioni è un fattore importante, se non abilitante, sia per la loro conservazione, sia per la conduzione dei processi di business e coinvolge un insieme di fattori della cui complessità non sempre siamo consapevoli.
Quando si parla di sicurezza nella conservazione di informazioni digitali, ad esempio, ben diverso è riferirsi ad un processo di Back-up che ci copre dalla mera perdita o alterazione di alcuni dati, oppure pensare alla disponibilità delle informazioni che garantisce la continuità
del business, o alla loro protezione da accessi non autorizzati o, ancora, alla loro tenuta in conformità a norme vigenti o ad esigenze aziendali. In materia di sicurezza, le aziende hanno imparato a proteggere il perimetro aziendale, mentre devono ancora fare molta strada per proteggere i dati che sono particolarmente vulnerabili sia quando sono trasferiti sia nei loro “repository” (online e di Back-up). Una sessione dei lavori sarà dedicata ad approfondire questo tema.

Le strategie di Enterprise Content Management

La Gestione dei Contenuti Digitali o Enterprise Content Management (la si veda come infrastruttua e/o come strategia) è l’insieme della tecnologie impiegate per creare o acquisire, gestire, proteggere, archiviare, conservare (tenendo conto delle esigenze di conformità dettate da norme o da scelte aziendali) o eliminare (quando necessario), ricercare, personalizzare/modificare, visualizzare/stampare, trasmettere, distribuire, utilizzare e pubblicare i contenuti digitali non strutturati coinvolti nei processi di una organizzazione. Essa comprende, inoltre:
- la conversione dei dati non strutturati in dati strutturati; la gestione dei processi aziendali (Business Process Management & Workflow Management);
- la ricerca e l’indirizzamento dei contenuti disponibili nei repository in rete (Intranet);
- le forme d’integrazione che consentano di accedere e gestire i contenuti di repository eterogenei e di “consolidare” queste informazioni per offrire una visione univoca dei contenuti critici per il business.
In Convegno sarà, pertanto, utile approfondire suddetti temi da più prospettive e sempre guidati da realizzazioni pratiche:
1. per settori di industria (quali Giustizia, Sanità, Utilità, ...);
2. per applicazioni “cross” (gestione E-mail, Knowledge Management, Integrazione con i Gestionali/ERP, ...);
3. per tipologia di impiego (quali le applicazioni in house, quali i servizi in outsourcing e che esigenze soddisfano).

Implicazioni realizzative e giuridiche delle norme

È, dunque, importante approfondire con il supporto di realizzazioni pratiche ed il contributo di giuristi, tributaristi, notai, magistrati, tecnici, rappresentanti delle istituzioni ed, eventualmente, delle associazioni di categoria interessate le conseguenze indotte dalle norme pubblicate, in gestazione ed auspicate, e del loro contributo allo sviluppo dei processi di digitalizzazione. Particolare attenzione sarà dedicata agli aspetti legali e fiscali, nonché a quelli di standardizzazione e di interoperabilità internazionale. Si affronteranno, pertanto, i molteplici aspetti connessi ai processi di Fatturazione Elettronica, di Conservazione e dei più svariati processi di Digitalizzazione nei settori più direttamente interessati (Utilità,Sanità, Documenti del Lavoro, ...). Si identificheranno le figure professionali (esempio il Responsabile della Conservazione) e le attività emergenti (esempio i servizi di Conservazione Digitale) e se ne definirà il profilo. Da questa sessione, data l’abituale partecipazione attiva dei partecipanti e l’elevata qualificazione degli oratori ci si attendono serie ed efficaci proposte per chi ha il difficile e vasto compito di regolamentare l’adozione e l’impiego del digitale.

Gestione del cambiamento

Appare ormai chiaro che siamo nel bel mezzo di una fase di modifica sostanziale nel modo di concepire le informazioni e il loro valore, nonché dell’influenza che possono avere sul business e sulle professionalità. È essenziale, per non subire passivamente il cambiamento, comprendere e approfondire quali sono le reali prospettive che si stanno delineando, le esigenze conseguenti e le tecniche da mettere in atto per gestire e trarre il massimo vantaggio dal cambiamento in atto.